Koleksi Arsip

KOLEKSI KEARSIPAN

Unit Arsip Universitas Airlangga memiliki berbagai macam arsip. Namun menurut jenisnya, koleksi arsip yang dimiliki terbagi atas 2 jenis arsip, yaitu arsip dinamis – yang terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif – dan arsip statis.

ARSIP AKTIF

Arsip Aktif adalah arsip yang masih aktif digunakan sehingga frekuensi pencariannya pun masih tinggi. Biasanya arsip jenis Aktif ini tanggal penciptaan arsipnya masih baru atau setidaknya masih bernilai bagi beberapa pihak. Misalnya surat tugas yang masih berlaku, SK mengajar, SK Kepanitiaan, SK Tim dan sebagainya. Rata-rata kurun waktu yang digunakan pada arsip ini berkisar antara 1 – 4 tahun sejak diterbitkan. Akan tetapi, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan telah disepakati masa paling lama dari arsip aktif ini adalah selama 5 tahun. Oleh karena itu arsip aktif yang telah lebih dari 5 tahun digolongkan kepada arsip In-Aktif, kecuali arsip yang sifatnya permanen.

ARSIP INAKTIF

Arsip Inaktif adalah arsip yang jarang digunakan sehingga frekuensi pencariannya pun terbilang rendah atau bahkan nyaris tidak ada. Biasanya arsip jenis In-Aktif ini tanggal penciptaan arsipnya sudah lama sehingga sudah nilainya terbilang rendah atau nyaris tidak bernilai. Biasanya rata-rata kurun waktu untuk arsip In-Aktif ini diatas 1 tahun sejak diterbitkan. Agar lebih memudahkan dan menyamakan persepsi, maka disepakati Arsip In-Aktif adalah arsip non-permanen yang telah berusia 5 tahun atau lebih sejak diciptakan.

ARSIP STATIS

Arsip Statis adalah arsip permanen. Dikatakan permanent karena setiap saat arsip jenis ini masih dibutuhkan. Hampir tidak ada masa aktif / Jadwal Retensi Arsip (JRA) untuk arsip ini. Misalnya SK, Akta Pendirian, Surat Tanah, Personal File (Guru Besar, Dosen yang pernah menjadi Dekan dan Wakil Dekan, Rektor, Wakil Rektor dan beberapa tingkat dibawahnya. Jika Personal File Ketua Departemen atau Dosen yang tidak pernah menjabat setidaknya Wakil Dekan, maka arsipnya disamakan dengan Tenaga Kependidikan, yakni tidak distatiskan / termasuk arsip aktif dengan masa JRA yang dikecualikan – selama aktif menjadi pegawai UNAIR.