BIDANG KEARSIPAN
universitas airlangga

PROFIL

Kearsipan Universitas Airlangga didirikan berdasarkan Pasal 6 ayat 4 Undang-Undang 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pengelolaan Data atau Arsip secara profesional yang berkualitas serta dikelola dalam suatu unit kerja terpercaya dengan sistem dan sarana prasarana yang menjamin keamanan sebuah arsip / dokumen akan menghasilkan layanan yang berkualitas.

BERITA TERBARU

Kearsipan di Universitas Airlangga bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen penting seperti catatan akademik, administrasi, dan dokumentasi riset tersimpan dengan baik dan dapat diakses dengan mudah untuk keperluan pengelolaan universitas, penelitian, dan referensi.

SAGA (Sistem Arsip Airlangga), merupakan sistem pencarian dan manajerial berkas kearsipan yang menampung Peraturan, Surat Laporan Kegiatan, Naskah Pidato, Keputusan, Peta / Kartografi, Buku Wisuda, Berita Acara, Foto, Perjanjian / MoU, dan Audio Visual

SELAYANG PANDANG

Peningkatan Citra dan Pemberian Layanan Prima kepada masyarakat saat ini merupakan dua aspek yang sangat diperhatikan di kalangan perguruan tinggi dan instansi pemerintah lainnya. Selain pemberian layanan akademik tentunya tidak kalah penting pemberian layanan bidang administrasi sebagai pendukung kegiatan akademik. Salah satu bentuk dari pemberian layanan administrasi adalah ketersediaan data/informasi yang terkandung dalam dokumen/arsip yang dibutuhkan baik oleh mahasiswa, dosen, pegawai dan masyarakat luas pada umumnya.

Pengelolaan data atau arsip secara profesional oleh sumber daya manusia yang berkualitas serta dikelola dalam suatu unit kerja terpercaya dengan sistem dan sarana prasarana yang menjamin keamanan sebuah arsip/dokumen akan menghasilkan layanan yang berkualitas (pasal 6 ayat 4 Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Selain itu guna memberdayakan dan menyelamatkan arsip yang berkaitan dengan bukti status intelektual dan pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual bagi kepentingan internal manajemen perguran tinggi, masyarakat, dan memori kolektif bangsa, serta seiring dengan Tridharma perguruan tinggi, maka perlu dibentuk sebuah unit mandiri di lingkungan perguruan tinggi yang bernama arsip universitas (University Archives).

Atas dasar itulah yang kemudian mendorong terbentuknya Pusat Arsip Universitas Airlangga dan terbentuknya Bidang Kearsipan di Sekretariat Universitas, langkah awal adalah memberangkatkan 4 tenaga kependidikan untuk mengikuti diklat jabatan fungsional arsiparis pada tahun 2009 di Pusdiklat ANRI Bogor, kemudian pada tahun 2010 dilaksanakan penataan gudang Arsip oleh 4 orang tenaga arsiparis dimana nantinya akan digunakan sebagai pusat penyimpanan arsip Universitas Airlangga. Tahun 2011 para arsiparis mencoba memulai menyusun draft Pola Klasifikasi dan Jadwal Retensi Arsip Universitas Airlangga, bersama itu pula terbit pula Surat Keputusan Rektor nomor 83/H3/KR/2011 tentang Pembentukan Unit Kearsipan Universitas Airlangga pada tanggal 29 april 2011.

Setelah Unit Kearsipan Universitas Airlangga terbentuk, diperlukan adanya penambahan tenaga pengelola arsip guna membantu kinerja para arsiparis sehubungan dengan hal tersebut terbitlah Surat Keputusan Rektor nomor: 826/H3/KR/2011 tentang Pengangkatan Petugas Pengelola Arsip Pada Unit Kearsipan Universitas Airlangga dan Surat Keputusan Rektor nomor: 819/H3/KR/2011 tentang Pengangkatan Petugas Pengelola Arsip Di Lingkungan Universitas Airlangga. Tahun 2012 unit kearsipan lebih banyak mengadakan kegiatan pembenahan dan pembinaan kearsipan pada masing-masing unit-unit kerja/Fakultas, semenjak pertama kali dibentuk hingga tahun 2012, unit kearsipan masih dibawah tanggung jawab Bidang Administrasi setelah itu pada tahun 2013 unit kearsipan memiliki kepala bidang kearsipan sesuai dengan Surat Keputusan Rektor Nomor: 11709/UN3/KR/2013 tentang pengangkatan Kepala Bidang Kearsipan pada Sekretaris Universitas.

Arsip yang dihasilkan perguruan tinggi merupakan refleksi capaian iptek, dan sebagai benteng peradaban suatu bangsa. Manfaat dari memberdayakan dan menyelamatkan arsip yang berkaitan dengan bukti status intelektual dan pengembangan potensi adalah akan melahirkan suatu inovasi dan karya-karya intelektual bagi kepentingan internal manajemen perguruan tinggi, masyarakat, dan memori kolektif bangsa. Karena Bidang Kearsipan Universitas Airlangga hadir sebagai perwujudan dari Tridharma perguruan tinggi yaitu sebagai lembaga pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengembangan iptek, serta pengabdian masyarakat.