Tentang
Bidang Kearsipan
Peningkatan citra dan layanan prima menjadi perhatian penting perguruan tinggi, termasuk layanan administrasi yang mendukung kegiatan akademik. Salah satu layanan administrasi utama adalah penyediaan data dan informasi melalui pengelolaan arsip yang profesional, aman, dan terpercaya sesuai Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Untuk itu, perguruan tinggi perlu memiliki unit mandiri berupa arsip universitas (University Archives).
Atas dasar tersebut, Universitas Airlangga membentuk Pusat Arsip dan Unit Kearsipan. Upaya awal dimulai pada tahun 2009 dengan pelatihan arsiparis, dilanjutkan penataan gudang arsip pada 2010, penyusunan Pola Klasifikasi dan Jadwal Retensi Arsip pada 2011, serta pengesahan Unit Kearsipan melalui SK Rektor. Selanjutnya dilakukan penambahan tenaga pengelola arsip dan pembinaan kearsipan di unit kerja dan fakultas. Pada tahun 2013, Unit Kearsipan memiliki Kepala Bidang Kearsipan tersendiri.
Arsip perguruan tinggi mencerminkan capaian ilmu pengetahuan dan berperan penting sebagai memori kolektif bangsa. Pengelolaan arsip yang baik mendukung inovasi, karya intelektual, serta pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi dalam pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Tentang
Visi dan Misi
VISI
Menjadikan Bidang Kearsipan Universitas Airlangga sebagai pusat penyimpanan dan pelestarian informasi untuk mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan budaya.
MISI
- Mendukung Universitas Airlangga dalam melaksanakan tri dharma perguruan tinggi melalui pemanfaatan arsip secara optimal.
- Menjadikan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja semua unit kerja di lingkungan Universitas Airlangga.
- Mengelola arsip Universitas Airlangga sesuai dengan standar nasional dalam bidang tata persuratan dan tata kearsipan.
- Menyediakan layanan informasi yang tepat guna melalui proses temu kembali arsip secara optimal
Fungsi
Tugas Pokok Unit Kearsipan Universitas
- Menerima, mengelola dan mengembangkan khasanah arsip statis;
- Mengelola arsip inaktif, berkoordinasi dengan unit kearsipan dan/ atau unit kerja di Fakultas, Badan,Unit Kerja, Lembaga dan Rumah Sakit di lingkungan Universitas Airlangga;
- Memberikan pembinaan dan pengawasan manajemen kearsipan mencakup ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan Universitas Airlangga;
- Mengoordinasi manajemen arsip dinamis aktif dan inaktif sejak penciptaan hingga penyusutan, di tingkat Fakultas, Badan,Unit Kerja, Lembaga dan Rumah Sakit di lingkungan Universitas Airlangga ;
- Menertibkan dan mensosialisasikan standar, peraturan, dan kriteria kearsipan yang berlaku;
- Menyimpan, mengelola, melestarikan, menyajikan, dan memberikan akses dan layanan informasi arsip statis
Perlindungan arsip vital dengan kondisi tertentu.
Fungsi Unit Kearsipan Universitas
- Sebagai Unit Kearsipan I (satu) Perguruan Tinggi yang memiliki wewenang sebagai penyelenggaran Arsip Perguruan Tinggi sebagaimana amanat Undang-Undang yang berlaku tentang kearsipan;
- Perumus kebijakan, norma, standar, dan pedoman teknis pengelolaan arsip di lingkungan Universitas Airlangga;
- Pelayan dan pengembang bidang kearsipan di Universitas Airlangga.
Struktur
Organisasi
Kearsipan di Universitas Airlangga terdiri dari 9 orang anggota dan terdapat 1 pimpinan Kepala Bidang, yang memiliki susunan sebagai berikut:
KEPALA BIDANG Bidang Kearsipan Universitas Airlangga
(Berperan strategis dalam memastikan pengelolaan arsip yang efektif, efisien, dan sesuai regulasi melalui perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan sistem kearsipan serta pengambilan kebijakan terkait SDM dan infrastruktur kearsipan.) | |
KOORDINATOR ARSIP STATIS (tugas dan wewenang Koordinator Arsip Statis meliputi pengelolaan arsip bernilai sejarah, hukum, dan administratif permanen sebagai warisan dokumentasi jangka panjang.) | KOORDINATOR ARSIP IN AKTIF (tugas dan wewenang Koordinator Arsip Inaktif meliputi pengelolaan arsip yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih perlu disimpan untuk kepentingan hukum, administratif, atau sejarah.) |
ARSIPARIS TERAMPIL Restorasi dan Presentasi Arsip (bertanggung jawab atas pelestarian dan perbaikan fisik arsip agar tetap terjaga kualitas dan keberlanjutannya.)
ARSIPARIS TERAMPIL Alih Media Gambar (bertanggung jawab atas pengelolaan, pelestarian, dan penyediaan akses arsip foto bernilai sejarah, hukum, dan administratif.)
PELAKSANA UMUM Arsip Gambar dan Sarana Pemeliharaan Gedung (bertanggung jawab atas pengelolaan, pemeliharaan, dan operasional gedung serta fasilitas penyimpanan arsip sesuai standar keamanan dan kelayakan jangka panjang.)
ARSIPARIS AHLI PERTAMA Pengelola Arsip Statis (berfokus pada pengelolaan arsip statis bernilai permanen untuk kepentingan hukum, sejarah, dan budaya.)
PELAKSANA UMUM Pengelola Arsip Kartografi (bertanggung jawab atas pengelolaan arsip peta dan dokumen kartografis bernilai sejarah, ilmiah, dan administratif yang memerlukan penanganan khusus.) | ARSIPARIS TERAMPIL Pengelola Arsip In Aktif Tekstual (bertanggung jawab atas pengelolaan arsip inaktif tekstual bernilai administratif, hukum, dan sejarah sebelum dipindahkan ke arsip statis atau dimusnahkan.)
ARSIPARIS TERAMPIL Pengelola Arsip In Aktif (bertanggung jawab atas pengelolaan arsip inaktif tekstual bernilai administratif, hukum, dan sejarah untuk kepentingan referensi atau penentuan tindak lanjut.) |
