Monitoring Pemusnahan Arsip dari Arsip Nasional Republik Indonesia

Setiap organisasi selalu memiliki arsip yang disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi tersebut. Dapat dipahami bahwa arsip merupakan hal vital bagi suatu organisasi yang harus dikelola dan diselamatkan untuk menunjang kegiatan organisasi. Hal ini dikarenakan arsip memiliki nilai guna yang menjadi sangat penting bagi keberlangsungan organisasi. Dengan dilakukannya restrukturisasi organisasi sangat mempengaruhi keberadaan arsip pada organisasi. Hal ini dikarenakan arsip yang tercipta dari sebuah kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dapat memiliki nilai guna sebagai pengingat maupun historis. Dengan adanya restrukrisasi organisasi, dapat sangat berpengaruh pada keberadaan arsip yang dimiliki suatu organisasi yang nantinya akan berpindah atau tetap, bergantung dari hasil restrukturisasi organisasi.

Hal-hal yang berkaitan dengan adanya restrukturisasi pada organisasi, dapat berpengaruh pada keberadaan arsip. Dimana hal ini, selain menyelamatkan arsip, ada pentingnya melakukan pemilihan terhadap arsip yang memiliki nilai guna, ketika restrukturisasi organisasi telah dilakukan. Dengan menyelamatkan arsip pada organisasi yang mengalami penggabungan maupun pembubaran, maka nilai guna yang terkandung pada isi informasi yang dimuat arsip, dapat diselamatkan. Melalui hal tersebut, maka keberlangsungan suatu organisasi menjadi lebih pasti. Tentunya karena arsip mengandung nilai guna. Selain itu, dengan menyelamatkan arsip, maka keberlangsungan organisasi dapat lebih terjaga, karena terdapat bukti konkret yang dikandung oleh arsip. Hal ini dapat dimengerti bahwa dengan menyelamatkan arsip, maka keberlangsungan suatu organisasi dapat lebih terjamin bahkan secara hukum. Proses penyelamatan arsip pada suatu organisasi yang mengalami restrukturisasi memiliki arti bahwa organisasi tersebut dapat terus berlangsung, karena hal-hal terkait arsip, sebagai bukti konkret yang dimiliki organisasi terselamatkan. Melalui hal tersebut arsip dapat dijadikan sebagai bukti yang konkret serta sah secara hukum. Hal yang berkaitan dengan kegiatan penyelamatan arsip merupakan kegiatan yang sangat vital, yang sudah seharusnya dilakukan oleh universitas. Adapun universitas dalam hal ini bidang kearsipan telah membuat peraturan-peraturan yang diseragamkan, agar proses penyelamatan arsip dapat lebih terjamin keberlangsungannya. Penyelamatan arsip merupakan pengambil alihan arsip secara sistematis dari setiap instansi yang berada di lingkungan universitas oleh lembaga kearsipan. Hal ini berfungsi untuk menjaga informasi yang terkandung di dalam arsip, serta menjaga bentuk fisik arsip. Oleh karena itu universitas melakukan penyelamatan arsip ketika terjadi perubahan struktur instansi universitas dalam bentuk penggabungan maupun pembubaran. Menjamin keselamatan informasi yang dimuat oleh arsip sangat perlu dilakukan. Hal terkait menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut dapat dilakukan melalui beberapa tahapan penyelamatan arsip berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 46 Tahun 2015 tentang Penyelamatan Arsip Penggabungan atau Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah yaitu pendataan dan identifikasi arsip, penataan dan pendaftaran arsip, verifikasi atau penilaian arsip, penyerahan arsip statis, dan pemusnahan arsip. Oleh karena itu Universitas Airlangga khususnya Bidang Kearsipan yang bekerja sama dengan ANRI melakukan Kegiatan Monitoring Pemusnahan Arsip  di Lingkungan Universitas Airlangga  Surabaya, pada tanggal 26 April 2022. Tempat Acara Ruang Sidang 301 Lt. 3 Gedung Kahuripan Kampus C Unair Oleh  Drs. Tato Pujiarto Koordinator Kelompok Substansi Akuisisi Arsip Nasional Republik Indonesia dihadiri oleh Wakil Dekan, Direktur , Ketua Lembaga , Ketua Pusat dan Ketua Badan dimana PTN yang telah mengajukan usul musnah arsip ke ANRI tahun 2013-2022 sebagai berikut :

(sumber data internal ANRI 2022)

Adapun Prosedur pemusnahan Arsip menurut PP 28/2012 pasal 66-67 adalah sebagai berikut :

  1. Pembentukan panitia penilai arsip, yang sekurang-kurangnya memenuhi unsur:

              a. pimpinan unit kearsipan sebagai ketua  merangkap anggota.

              b. pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan.

              c. arsiparis sebagai anggota.

  1. Penyeleksian arsip sesuai ketentuan.
  2.  Pembuatan daftar arsip usul musnah.
  3. Penilaian oleh panitia penilai arsip.
  4. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan

Adapun pelaksanaan pemusnahan menurut PP 28/2012 pasal 66 adalah sebagai berikut :

  1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali.
  2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan  dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan.
  3. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan

Dasar Hukum  :

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

3. Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.

4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2016 tentang Instrumen Audit Kearsipan yang telah diubah empat kali terakhir dengan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 185 Tahun 2019.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

X