Bimbingan Teknis Tata Kelola Arsip Perguruan Tinggi

Pengelolaan arsip di perguruan tinggi benar-benar dipandang sebagai suatu pekerjaan penting. Karena itu sejak pelaksanaan acara Bimbingan Teknis (Bimtek) Tata Kelola Kearsipan Perguruan Tinggi dibuka oleh sejak pukul 13.00 hari Jumat (13/9) hingga pukul 21.00 tidak ada peserta dari 110 orang yang meninggalkan lokasi Bimtek, di Aula 301 Gedung Kahuripan, Kantor manajemen Universitas Airlangga.

Kegiatan yang dilaksanakan oleh Universitas Airlangga ini diikuti oleh perwakilan perguruan tinggi se-Jatim. Kegiatan ini kemarin dibuka oleh Sekretaris Universitas UNAIR Drs. Koko Srimulyo, M.Si., didampingi Kabid Administrasi dan Kearsipan UNAIR, Yunus Abdul Halim, S.Si., M.Kom.

Bimtek ini berlangsung dua hari, 13 – 14 September 2019. Pada hari pertama dihadirkan dua pembicara, yaitu Drs. Azmi, M.Si, Direktur Kearsipan Arsip Negara RI (ANRI) Pusat dan Dra. Sulistyowati, MM, Kepala Sub Direktorat Pusat III ANRI. Pesertanya antara lain dari PTN se-Jatim dan beberapa perguruan tinggi swasta (PTS) di beberapa daerah di Jatim.

Dalam sambutan arahannya, Sekretaris Universitas UNAIR Drs. Koko Srimulyo menegaskan, menjadi arsiparis itu harus disyukuri. Karena ia akan menjalankan pekerjaan yang sangat penting. Hal itu karena arsip memiliki fungsi sangat vital dalam tata-kelola administrasi suatu organisasi, termasuk di perguruan tinggi. Sebagai dokumen, arsip akan menjadi contoh, bahan petunjuk, inspirasi, dan bahan pertimbangan lain dalam pengambilan keputusan dimana yang akan datang.

”Karena mereka yang menyimpan data, mencatat data, untuk dipelajari dan dicatat sebagai bahan pertimbangan mengambil keputusan dalam periode yang akan datang. Jadi memberi petunjuk yang baik itu diantara jaminan masuk syurga,” tandas Koko Srimulyo, yang juga pengajar di jurusan Administrasi dan Ilmu Perpustakaan FISIP UNAIR ini.

Karena itu, pesan Pak Koko, para peserta hendaknya benar-benar belajar dan mempelajari tata kelola kearsipan secara baik dan benar. Karena itu dalam kegiatan Bimtek ini yang diundang antara lain pejabat eselon III. Hal ini dimaksudkan agar selepas Bimtek ini pejabat yang bersangkutan bisa menularkan dan atau mengajari sesuatu yang diperoleh dalam Bimtek kepada staf bawahannya. Dengan demikian ilmunya akan menular untuk dilaksanakan.

Dengan adanya Bimtek Tata Kelola Kearsipan ini, diharapkan kedepan pelaksanaan kearsipan di perguruan tinggi menjadi seragam, lebih baik, lebih rapi, dan lebih terpola. Misalnya untuk pengelolaan arsip statis sudah bukan jamannya lagi dilaksanakan di tingkat fakultas, sehingga harus sudah dalam pengelolaan universitas.

Arsip statis yang dimaksud adalah arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip, tetapi memiliki nilai guna kesejarahan (historical value) dan disimpan selamanya di lembaga kearsipan. Sedangkan arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Dalam sambutannya, Drs. Azmi, M.Si., juga membenarkan yang disampaikan Drs. Koko Srimulyo, M.Si. Dikatakan bahwa arsip merupakan bagian dari rekanan pimpinan dalam mengambil keputusan. Dengan demikian kalau suatu data bisa tersimpan dengan baik, maka data tersebut akan sangat berguna sebagai suatu kebijakan masa yang akan datang.

Secara teknis dan terstruktur, Drs. Azmi, M.Si juga menjelaskan secara rinci tentang topik yang disampaikan, yakni “Penyelenggaraan Kearsipan di Perguruan Tinggi”. Sedangkan pada sesi kedua, yang berlangsung hingga pukul 20.00, Dra. Sulistyowati, MM mengantarkan materi yang lebih teknis lagi, yakni tentang “Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis (Penciptaan Arsip)”. Di hari pertama juga diwarnai dengan praktik “Pengelolaan Arsip Aktif dalam Praktik” yang dipandu langsung oleh Dra. Sulistyowati, MM. (*)

Penulis : Bambang Bes

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

X